Mình bắt đầu nhập hàng 1688 năm 2023, lúc đó toàn làm tiểu ngạch vì nghĩ “nhanh gọn, tiết kiệm”. Lô nào cũng ship về nhanh, giá rẻ, nhưng đến cuối năm làm báo cáo thuế thì “khóc thét”. Không có hóa đơn đầu vào hợp pháp, kế toán lắc đầu, mình không khấu trừ được VAT, lỗ thêm vài chục triệu. Năm 2025, khi shop lớn hơn, mình quyết chuyển sang chính ngạch. Lần đầu làm hơi run, nhưng sau vài lô thì quen, giờ lời cao hơn vì có chứng từ rõ ràng, dễ vay ngân hàng, và an tâm không sợ kiểm tra thuế. Đầu 2026 này, với Thông tư 121/2025/TT-BTC hiệu lực từ 01/02, thủ tục còn rõ ràng hơn. Hôm nay mình chia sẻ quy trình từ A-Z, tập trung vào cách hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào để bạn mới không phải “trả học phí” như mình.
1. Chuẩn bị trước khi “chơi lớn” – Đừng vội order
Chuyển sang chính ngạch nghĩa là bạn phải làm ăn hợp pháp, không phải kiểu “chạy chọt” nữa. Mình khuyên:
- Đăng ký kinh doanh đầy đủ: Nếu là cá nhân, lên hộ kinh doanh; shop lớn thì thành lập công ty TNHH. Cần mã số thuế, tài khoản ngân hàng doanh nghiệp để thanh toán quốc tế.
- Tìm nhà cung cấp trên 1688 hỗ trợ chính ngạch: Không phải shop nào cũng làm. Lọc shop có “实力商家” (shop mạnh), doanh số cao, và chat hỏi “可以提供出口发票吗？” (Có cung cấp hóa đơn xuất khẩu không?). Mình hay chọn xưởng có “工厂” (nhà máy), họ dễ xuất hóa đơn thương mại (Commercial Invoice) chuẩn.
- Xác định mặt hàng: Check HS code trên Cổng thông tin hải quan VN (customs.gov.vn) để biết thuế nhập khẩu (thường 0-20% tùy hàng), VAT 10%. Nếu hàng cần giấy phép (như mỹ phẩm, thực phẩm), xin trước tại Bộ Công Thương hoặc Cục An toàn thực phẩm, mất 7-10 ngày.
Mình từng bỏ qua bước này, order xong mới biết hàng cần giấy phép, lô bị giữ hải quan 15 ngày, tốn kém lắm.
2. Ký hợp đồng ngoại thương – Bước “cam kết” quan trọng
Sau khi chọn shop, ký hợp đồng mua bán (Sales Contract) bằng tiếng Anh/Trung. Nội dung rõ ràng: mô tả hàng, số lượng, giá (FOB hoặc CIF), điều khoản thanh toán (thường 30% đặt cọc, 70% khi giao hàng), thời gian giao.
Mình dùng mẫu hợp đồng từ Bộ Công Thương VN, gửi cho shop ký. Nếu shop TQ không quen, dùng dịch vụ luật sư (khoảng 5-10 triệu) để soạn. Hợp đồng này là cơ sở để hợp pháp hóa hóa đơn sau.
3. Thanh toán quốc tế – An toàn là trên hết
Không chuyển khoản cá nhân nữa. Dùng LC (thư tín dụng) qua ngân hàng (như Vietcombank, BIDV) hoặc T/T (chuyển khoản trực tiếp). Mình hay dùng T/T 30/70, an toàn vì ngân hàng kiểm tra.
Phí khoảng 0.2-0.5% giá trị hợp đồng. Sau thanh toán, shop gửi hóa đơn thương mại (Invoice), phiếu đóng gói (Packing List), và chứng nhận xuất xứ (C/O form E nếu áp dụng ưu đãi thuế theo ACFTA).
4. Vận chuyển và theo dõi hàng – Chọn đúng để tiết kiệm
Chọn vận chuyển chính ngạch: Đường bộ (qua cửa khẩu Hữu Nghị, Móng Cái) mất 3-7 ngày, phí 15-25k/kg; đường biển (container) rẻ hơn cho lô lớn, 20-30 ngày.
Mình dùng đơn vị như Finlogistics hoặc Yến China, họ lo vận đơn (Bill of Lading), giúp theo dõi. Hàng về cảng VN (Cát Lái hoặc Hải Phòng), nhận giấy báo hàng đến (Arrival Notice).
5. Thông quan hải quan – Điểm “nóng” nhất
Đây là lúc hợp pháp hóa bắt đầu. Theo Thông tư 38/2015/TT-BTC (sửa bởi 121/2025), hồ sơ hải quan bao gồm:
- Tờ khai hải quan (khai điện tử qua VNACCS).
- Hóa đơn thương mại từ shop TQ.
- Packing List, Bill of Lading.
- C/O nếu có.
- Giấy phép chuyên ngành nếu cần.
Nộp tại Chi cục hải quan cửa khẩu. Thuế: Tính trên CIF (giá hàng + cước + bảo hiểm), thuế NK + VAT 10%. Mình hay dùng dịch vụ thông quan trọn gói (2-5 triệu/lô) để tránh sai sót.
Sau thông quan, hải quan cấp chứng từ nộp thuế (biên lai thu tiền), đây là hóa đơn đầu vào hợp pháp để khấu trừ VAT.
6. Hợp pháp hóa hóa đơn đầu vào – Cách kê khai và khấu trừ thuế
Đây là phần mình từng “đau đầu” nhất. Hóa đơn từ TQ không phải hóa đơn đỏ VN, nên không khấu trừ trực tiếp. Thay vào đó:
- Kê khai thuế nhập khẩu + VAT tại hải quan: Số tiền VAT nộp chính là VAT đầu vào, dùng để khấu trừ khi kê khai thuế GTGT hàng tháng/quý.
- Nếu mua qua công ty VN (họ nhập chính ngạch rồi bán lại), họ xuất hóa đơn VAT cho bạn – cách này đơn giản hơn, nhưng giá cao hơn 10-20%.
- Lưu trữ chứng từ: Hợp đồng, Invoice, biên lai hải quan, dùng cho kiểm toán sau.
Theo Luật Quản lý thuế 2019, nếu lô >2 triệu, phải khai đầy đủ; dưới thì miễn nhưng không khấu trừ. Mình khuyên dùng phần mềm kế toán như Misa để quản lý.
7. Mẹo tránh rủi ro từ kinh nghiệm mình
- Test lô nhỏ 100-200kg đầu tiên để quen thủ tục.
- Chọn shop TQ có kinh nghiệm xuất chính ngạch, tránh hàng fake C/O.
- Theo dõi cập nhật 2026: Với RCEP, một số hàng giảm thuế, nhưng siết kiểm tra nguồn gốc.
- Chi phí tổng: Chính ngạch cao hơn tiểu ngạch 20-30% (thuế + phí), nhưng lời dài hạn vì hợp pháp.
Chuyển chính ngạch giúp shop mình scale lên, giờ doanh thu ổn định, không lo “bị hỏi thăm”. Nếu bạn đang nhập tiểu ngạch và muốn chuyển, bắt đầu ngay đi. Lô đầu có thể hơi rối, nhưng sau thì suôn sẻ.
Bạn gặp khó ở bước nào? Xin giấy phép hay kê khai thuế? Comment bên dưới mình tư vấn cụ thể nhé, share mẫu hợp đồng hoặc link hải quan luôn. Buôn may bán đắt!
